Les outils du management collaboratif au sein d’une structure médico sociale se classent en cinq familles :
- communiquer,
- organiser le travail,
- partager les documents,
- animer et décider,
- mesurer.
Voici les outils de management collaboratif que nous recommandons au sein de notre formation de manager sans lien hiérarchique.
RÉSUMÉ DE L’ARTICLE
- Les outils numériques se rangent par fonction : communiquer, organiser, partager, animer et décider, mesurer.
- Les outils humains (transmissions, codéveloppement, groupe d’expression) restent les plus décloisonnants.
- Aucune donnée nominative d’usager ne doit circuler sur une messagerie grand public, sous peine de manquement au RGPD.
- Le bon choix se fait sur le besoin réel, la simplicité d’adoption et la sécurité des données.
Outils pour Communiquer
Les outils de communication font circuler l’information en direct, par messagerie écrite ou par visioconférence. Ils relient des équipes réparties sur plusieurs services, étages ou sites.
Microsoft Teams
Microsoft Teams réunit messagerie par canaux, appels et visioconférence dans une seule application, intégrée à la suite Microsoft 365. En établissement, il structure les échanges par service ou par projet et centralise les réunions à distance entre sites.
Slack
Slack est une messagerie d’équipe organisée en canaux thématiques, avec partage de fichiers et intégration d’autres applications. Il convient aux échanges rapides d’un groupe projet, à condition de n’y faire transiter aucune information nominative sur un usager.
Zoom et Google Meet
Zoom et Google Meet sont des outils de visioconférence qui réunissent plusieurs participants en audio et vidéo, avec partage d’écran. Ils permettent une réunion de coordination multi-sites ou une session de formation sans déplacement.
Outils pour Organiser le travail
Ils transforment une liste de tâches éparpillée en un plan suivi par toute l’équipe.
Trello
Trello présente le travail sous forme de tableaux et de cartes que l’on déplace d’une colonne à l’autre, selon la méthode kanban. D’un coup d’œil, chacun voit les tâches à faire, en cours et terminées d’un projet d’établissement ou d’un plan d’action qualité.
Asana
Asana gère des projets en listant les tâches, leurs responsables et leurs échéances, avec plusieurs vues possibles. Il convient à un projet qui implique plusieurs métiers et demande un suivi précis des responsabilités.
Monday
Monday propose des tableaux de bord personnalisables pour piloter un projet selon ses propres critères. Il offre une vue d’ensemble de l’avancement et s’adapte aux priorités d’un service.
Outils pour Partager et centraliser
Les outils de partage rassemblent les documents au même endroit, accessibles selon les droits de chacun. Ils remplacent les multiples versions qui circulent par courriel.
Le cloud partagé
Un espace cloud, comme Google Drive, OneDrive ou SharePoint, stocke protocoles, comptes rendus et trames au même endroit, consultables et modifiables selon les autorisations. Les documents contenant des données de santé n’y ont leur place que si l’hébergement est conforme, jamais sur un compte personnel gratuit.
Le dossier usager informatisé (DUI)
Le dossier usager informatisé est le logiciel métier qui centralise les données de l’usager, son projet personnalisé et les interventions des professionnels, avec un partage sécurisé. Déployé dans le cadre du programme ESMS numérique, il est l’outil de référence pour tout ce qui touche aux informations d’un résident ou d’un patient.
Outils pour Animer et décider ensemble
Les outils d’animation rendent une réunion active plutôt que descendante. Ils font participer chacun et transforment un échange en décisions suivies.
Klaxoon
Klaxoon propose sondages, questions et tableaux partagés pour dynamiser une réunion, y compris avec des participants à distance. Il aide à faire contribuer une équipe pendant une réunion clinique ou un temps de travail collectif.
Miro et Mural
Miro et Mural sont des tableaux blancs collaboratifs où chacun ajoute idées et commentaires en temps réel. Ils servent à construire ensemble une organisation, une cartographie de parcours ou un plan d’action.
Les outils de vote et de sondage
Un outil de vote ou de sondage, comme Doodle pour les disponibilités ou un formulaire en ligne, aide à trancher collectivement une question. Il objective une décision d’organisation au lieu de la laisser au plus insistant.
Outils pour Mesurer et recueillir le feedback
Les outils de mesure prennent le pouls des équipes sans alourdir le quotidien. Ils repèrent les tensions avant qu’elles ne s’installent.
Les formulaires de sondage
Un formulaire en ligne, comme Microsoft Forms ou Google Forms, recueille un avis anonyme et régulier auprès des équipes. Il alimente un baromètre de qualité de vie au travail, comme appui au dialogue, jamais comme outil de surveillance.
Les outils humains, ceux qu’on oublie
Les outils humains décloisonnent sans aucun logiciel, et ils coûtent surtout du temps. La réunion de transmissions, quand elle est cadrée, reste le premier outil collaboratif d’un service. Cette dernière fait circuler une information vitale entre des professionnels qui ne se croisent pas.
- Le codéveloppement réunit un groupe de pairs autour d’un cas réel apporté par l’un d’eux, qui repart avec des pistes concrètes.
- Le groupe d’expression permet aux équipes de remonter ce qui coince dans l’organisation, dans un cadre issu des lois Auroux de 1982.
- L’analyse de la pratique offre un temps régulier pour prendre du recul sur les situations difficiles, avec un tiers formé.
Animer ces temps suppose des repères que Cerf Formation transmet dans sa formation à l’accompagnement au changement.
À quoi servent les outils du management collaboratif ?
Les outils du management collaboratif servent à partager l’information, à coordonner des métiers différents et à associer les équipes aux décisions. Ils donnent à chacun le même niveau d’information, fluidifient la communication et rendent visible l’avancement d’un projet. Leur bénéfice le plus concret en médico-social tient à la continuité : une information transmise au bon endroit suit le résident entre les équipes du jour, de la nuit et du week-end.
Les outils synchrones permettent un échange immédiat, comme une messagerie ou une visioconférence. Les outils asynchrones diffusent une information consultée plus tard, comme un document partagé ou un compte rendu. Un service a besoin des deux, le synchrone pour l’urgence et la coordination en direct, l’asynchrone pour les transmissions et les procédures qui doivent rester accessibles.
Comment choisir ses outils ?
Le bon outil, c’est celui que votre équipe utilisera vraiment. Considérez :
- Le problème à résoudre.
- L’équipement et l’aisance numérique de l’équipe, très variables en ESMS.
- Le budget, sachant qu’il existe des options gratuites sérieuses.
- La simplicité d’adoption pour éviter qu’il soit abandonné.
- L’interopérabilité avec le dossier usager informatisé, pour éviter la double saisie.
- La sécurité et la conformité : RGPD, données de santé, hébergement adapté.
Vous devez être vigilant sur ce dernier critère, la CNIL a reçu 5 629 notifications de violations de données en 2024, soit 20 % de plus qu’en 2023, et la santé reste l’un de ses secteurs les plus surveillés. Les règles applicables aux données de santé sont précisées par la CNIL.
Étapes pour faire adopter votre outil de management collaboratif à l’équipe
- Commencez par un seul outil avec un seul usage.
- Formez en situation sur des cas réels du service.
- Appuyez-vous sur des référents volontaires qui aident leurs collègues.
- Limitez le nombre d’outils pour éviter la dispersion et la double saisie.
- Mesurez et ajustez après quelques semaines d’usage.
Tableau récapitulatif
| Fonction | Exemples d’outils | Usage type en ESMS |
| Communiquer | Teams, Slack, Zoom, Google Meet | Coordination inter-services, réunions multi-sites |
| Organiser | Trello, Asana, Monday, agenda partagé | Projet d’établissement, plan d’action qualité |
| Partager | Drive, OneDrive, dossier usager informatisé | Protocoles, projet personnalisé |
| Animer et décider | Klaxoon, Miro, Mural, vote en ligne | Réunion clinique, décision collective |
| Mesurer | Microsoft Forms, Google Forms | Baromètre QVCT |
| Humains | Transmissions, codéveloppement, groupe d’expression | Décloisonnement, montée en compétences |
FAQ
Quels sont les 5 principaux outils collaboratifs ?
Les outils collaboratifs se regroupent en cinq familles de fonction : la communication (Teams, Slack, visioconférence), l’organisation du travail (Trello, Asana, Monday), le partage de documents (cloud, dossier usager informatisé), l’animation et la décision (Klaxoon, vote en ligne) et la mesure (formulaires de sondage). Raisonner par fonction aide à choisir mieux qu’une liste de marques.
Quel outil collaboratif gratuit pour gérer des projets et des tâches ?
Plusieurs outils de gestion de projet comme Trello, Asana ou Monday proposent une version gratuite suffisante pour une petite équipe, avec tableaux de tâches, échéances et assignation. Vérifiez les limites de la version gratuite et surtout la conformité au RGPD avant d’y placer la moindre donnée sensible.
Peut-on utiliser une messagerie grand public pour échanger sur les résidents ?
Non, pas pour des informations nominatives. Les données concernant un résident relèvent du secret professionnel et exigent un hébergement adapté aux données de santé, que ne garantit pas une messagerie grand public. Réservez ces échanges au dossier usager informatisé ou aux outils conformes prévus par votre établissement.
Quelle différence entre un outil synchrone et un outil asynchrone ?
Un outil synchrone permet un échange immédiat, en direct, comme une messagerie instantanée ou une visioconférence. Un outil asynchrone diffuse une information consultée plus tard, comme un document partagé ou un compte rendu. Un service a besoin des deux, le synchrone pour la coordination en temps réel, l’asynchrone pour les transmissions et les procédures.
sources :
https://www.cnil.fr/fr/sante https://www.cnil.fr/fr/rapport-annuel-2024